Evidenca najemnin: kaj voditi in kako
Posodobljeno: 3. november 2026
Dobra evidenca najemnin ni birokracija — je tisto, kar ti februarja prihrani popoldne z bančnimi izpiski in ob izselitvi najemnika prepreči prepir o tem, kdo komu kaj dolguje. Ta vodič pove, kaj zapisovati, kako to spraviti v mesečno rutino in kdaj je čas za orodje.
Zakaj sploh voditi evidenco
- Davek: napoved za najemnino temelji na dejansko prejetih zneskih v letu.
- Zamude: takoj vidiš, kdo ni plačal in koliko dolguje.
- Stroški: najemniku lahko vsak mesec pokažeš, iz česa je sestavljen obračun.
- Konec najema: stanje varščine, preplačil in dolgov je jasno brez rekonstrukcije.
- Donos: veš, koliko ti nepremičnina dejansko prinese po stroških in davku.
Kaj mora vsebovati
- Nepremičnine in enote: naslov, enota, števci, ki ji pripadajo.
- Pogodbe: najemnik, začetek in konec, višina najemnine, rok plačila, varščina.
- Najemnine po mesecih: znesek, datum plačila, status (plačano, delno, v zamudi).
- Obratovalni stroški: račun, način delitve, delež najemnika, plačilo.
- Odčitki števcev: datum in stanje, ob vselitvi in izselitvi s fotografijo.
- Letni povzetek: skupaj prejeta najemnina, stroški in ocena davka.
Mesečna rutina v 15 minutah
- Na isti dan v mesecu odčitaj števce ali prosi najemnika za fotografijo.
- Vpiši prispele račune in jih razdeli po dogovorjenem načinu.
- Najemniku pošlji obračun: najemnina + stroški ± prenos iz prejšnjega meseca.
- Ko plačilo prispe, ga označi kot plačano; razliko prenesi v naslednji mesec.
- Enkrat na leto preglej povzetek in iz njega izpolni napoved.
Excel ali aplikacija?
Za eno stanovanje z enim najemnikom zadošča dobro postavljena tabela. Brezplačna Excel predloga ima najemnine po mesecih z oznako zamude, delitev stroškov po porabi, mesečni obračun in letni povzetek z oceno davka.
Ko imaš več enot, več najemnikov ali stroške, ki se delijo po števcih, tabela postane krhka: formule se podrejo, prenosi se pozabijo, najemnik pa vidi le tisto, kar mu pošlješ. Takrat se splača aplikacija, kot je RentLOG — brezplačna za eno nepremičnino, z portalom, kjer najemnik sam vidi svoje obračune, plačila in odčitke.
Koliko časa hraniti
Pogodbe, obračune in dokazila o plačilih hrani vsaj toliko časa, kolikor lahko FURS preveri tvojo napoved — priporočamo najmanj pet let po koncu leta, na katero se nanašajo, pogodbe pa še pet let po koncu najema.
Uporabi pri tem
Pogosta vprašanja
Ali je evidenca najemnin obvezna?+
Posebne predpisane oblike za fizične osebe ni, a napoved za davek od najemnine moraš oddati na podlagi dejansko prejetih zneskov — brez evidence to pomeni ročno iskanje po bančnih izpiskih.
Kaj je najlažji način za začetek?+
Prenesi brezplačno Excel predlogo ali odpri brezplačen račun v RentLOG za eno nepremičnino in vpiši trenutno pogodbo ter zadnje odčitke števcev.
Kako vodim zaokrožena plačila najemnika?+
Razliko med plačanim in dolgovanim zneskom zapiši kot preplačilo ali dolg in jo upoštevaj pri naslednjem obračunu.
Vodič je informativen in ni davčni ali pravni nasvet. Pred oddajo napovedi preveri aktualna pravila pri FURS.
Drugi vodiči
Davek od najemnine v Sloveniji: koliko, kdaj in kako
25 % od 90 % najemnine, napoved do 28. februarja — z izračuni in odgovori na pogosta vprašanja.
Preberi vodič →Delitev obratovalnih stroškov med lastnikom in najemnikom
Kdo plača kaj, štirje načini delitve položnic in kako ravnati z zaokroženimi plačili.
Preberi vodič →